ঢাকা: ‘সভা যখন ভাঙবে তখন শেষের গান কি যাব গেয়ে’। কিন্তু সভার শুরুতে কি করতে হবে, রবীন্দ্রনাথের কবিতায় কিন্তু সেটি নেই!
আসলে একটি ফলপ্রসূ সভা পরিচালনা করা সত্যিই বেশ কঠিন।
শুরু ও শেষ করুন জোরালোভাবে
নির্ধারিত লক্ষ্যবস্তুর সংক্ষিপ্ত বর্ণনা দিয়ে সভা শুরু করুন। পুরো সভা চলাকালে কার্যক্রমের অভীষ্ট উদ্দেশ্য থেকে বিচ্যুত হবেন না। অর্থাৎ, আলোচনা যাতে অযথা ভিন্ন খাতে প্রবাহিত না হয়। ভবিষ্যত অর্থাৎ, পরবর্তী কর্মকাণ্ড ঠিক করে, তা নিয়ে আলোচনা করে সভার সমাপ্তি টানবেন।
নেতা বেছে নিন
সভায় কোনো একজনকে নেতৃত্বের দায়িত্ব দিন। যুক্তরাষ্ট্রের শীর্ষ নির্বাহী কর্মকর্তা চার্লস হাইল বলেন, কাউকে দায়িত্ব না দিয়ে সভা চালানো খুবই বাজে কাজ। এমনটা করলে সভায় কেবল হাঁকডাক শোনা যাবে, কাজের কাজ কিছু হবে না।
ছোট্ট পরিসরে চিন্তা করুন
আপনি কি করার যোগ্যতা রাখেন, সে ব্যাপারে বাস্তববাদী হোন। অযথা বাগাড়ম্বর করা থেকে বিরত থাকুন। সভায় কত সংখ্যক লোক থাকলে আলোচনা ভালোভাবে করা যাবে, তা মাথায় রাখুন। অতিরিক্ত লোক থাকলে আলোচনায় অনর্থ সৃষ্টি হতে পারে। সে ক্ষেত্রে সীমিত লোক নিয়ে একটি ফলপ্রসূ আলোচনা চালিয়ে যাওয়াই ভালো।
নির্দেশনা দিন, শাসন নয়
খেয়াল রাখতে হবে, সভায় কাউকে নির্দেশনা দিতে গিয়ে সেটা যাতে শাসনের পর্যায়ে না পৌঁছায়। কর্তৃত্ব আরোপ কাজের গতিতে শিথিলতা নিয়ে আসে, নিরুৎসাহিত করে। সবাইকে সভায় কথা বলতে উৎসাহিত করতে হবে। যাতে নিজের মত ব্যক্ত করতে সভা চলাকালে প্রত্যেকে একাত্ম হয়ে যায়।
সুস্পষ্ট নিয়মাবলী
সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রক্রিয়া সম্পর্কে সভায় উপস্থিত সবার সুস্পষ্ট ধারণা থাকতে হবে। সব বিষয়ে মতৈক্য থাকতে হবে- এটা আসলে একটি বাজে ধারণা। এর অর্থ হলো, সভায় পর্যাপ্ত বিতর্ক ও আলোচনা হচ্ছে না। লেখক জন পেটজ বলেন, যে কোনো উদ্ভাবনী সভায় বিতর্ক ও ব্যাপক আলোচনা হলো জীবনশক্তি। শেষ দশ মিনিটে গিয়ে পরবর্তী কার্যক্রম ঠিক করতে হবে। তা লিখে রাখতে হবে। পরবর্তীতে গ্রুপ মেইল করে সবার কাছে তা পাঠিয়ে দিতে হবে।
বাংলাদেশ সময়: ০১২৪ ঘণ্টা, ফেব্রুয়ারি ১১, ২০১৫
